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Optimización de procesos que incluye la investigación del uso de los recursos tanto humanos como materiales. Identificaremos los procesos y/o funciones “clave”, en que se gastan la mayor parte de los recursos y desarrollaremos, junto con nuestro cliente, objetivos para mejorar de forma significativa el rendimiento de dichas funciones “clave”.

¿Tiene que realizar más trabajo con menos personal?

¿Tiene que adaptar los costes de su empresa a un entorno cada vez más exigente?

¿Tiene que prepararse para combatir con una competencia más agresiva?

La optimización de los procesos administrativos y productivos es una herramienta muy poderosa para alcanzar estas metas.

Las características:

Mediante el análisis de los procesos de la empresa se descubren los procesos o sus funciones en los que se gastan los recursos. Con la herramienta del análisis de procesos se desvelan los factores claves en los que gastamos la mayoría de los recursos. Así se ve de forma rápida dónde están los potenciales más importantes para mejorar la estructura de gastos de la empresa. Conociendo ahora los procesos y sus funciones, en las que se gastan cantidades importantes de recursos, podemos concentrarnos exclusivamente en estos procesos con el fin de cambiar – relativamente rápido – la situación.

Con esta herramienta, la empresa puede controlar el gasto de los recursos y mejorar el rendimiento de las personas que trabajan en los procesos analizados. La mejora del rendimiento, junto con una reducción de costes, conduce a la empresa a un mejor posicionamiento en el mercado.

Hoy en día, la optimización de procesos es un componente importante en una gestión moderna de empresa. La optimización puede ser crucial para que la empresa pueda sobrevivir en mercados nacionales e internacionales llenos de competidores mejor preparados para enfrentar situaciones cada vez más difíciles.

Hasta ahora, la optimización de procesos ha sido más utilizada en las áreas de producción y de logística. Raras han sido las veces en las que se han analizado áreas cuyos resultados son más difíciles de medir – como los departamentos de Administración de Ventas, Customer Service o Marketing – y, si se ha hecho, ha sido casi exclusivamente en multinacionales. Por ello, es precisamente en estas áreas, las grandes olvidadas, en las que actualmente hay un gran potencial de mejora del rendimiento y la productividad, así como en la reducción de recursos como dinero y tiempo.

El Modus Operandi:

  • Análisis de los procesos existentes
  • Investigación del uso del recurso “tiempo” en estos procesos
  • Investigación del uso del recurso “dinero” en estos procesos (costes de personal y costes del material usado)
  • Elaboración de un “Mapa de Procesos” como referencia para los pasos siguientes
  • Identificación de los procesos “claves” (driver) en relación con el gasto de recursos
  • Definición, junto con la gerencia o con el responsable de estos procesos, de objetivos cualitativos y cuantitativos para mejorar los procesos claves.

Es indispensable una estructura eficaz para conseguir adaptar la empresa a entornos difíciles como la crisis actual. Una buena gestión de los recursos y una organización de los equipos humanos son condiciones obligadas.

El primer paso siempre ha de ser un análisis sin prejuicios de todos los procesos de la empresa. Los equipos humanos tienen que estar involucrados en el análisis y el desarrollo de soluciones como disminuír el uso de recursos de la empresa.

El segundo paso es la determinación en las 3 ó 4 funciones claves, en las que se gastan más recursos, los “driver”. Junto con los empleados hay que definir objetivos cualitativos. La gerencia, junto con los responsables de los procesos, define los objetivos cuantitativos.

El objetivo concreto de la optimización de procesos es la mejora continua de todos los procesos de la empresa. Esto significa que se pueden repetir todos los pasos hasta que del análisis de los procesos salgan potenciales significativos. Lo ideal sería, si la estructura de la empresa lo permitiera, crear un departamento dedicado en exclusiva a la mejora continua de procesos.

Acompañamiento durante la fase de implantación

Acompañamiento a nuestro cliente durante la fase de la introducción de los objetivos desarrollados durante la fase del análisis. Ayuda para ajustar los objetivos a posibles cambios internos y/o externos y desarrollo de herramientas como filosofía y valores de la empresa, estrategia y “core competencies”.

¿No quiere pagar por una consultoría que viene a su empresa, deja algo teórico en la mesa y se va?

¿Quiere el conocimiento y la experiencia de muchos años a su disposición sin pagar un sueldo elevado?

¿Quiere tener acceso a los métodos de trabajo de las grandes multinacionales adaptándolos a las PYMES?

El Modus Operandi:

  • Introducción de los potenciales de mejora en un plano de rentabilidad (3 años). También incluye los gastos necesarios para conseguir los objetivos y la ganancia total estimada en estos 3 años.
  • Implementación de los objetivos elegidos
  • Control de implementación mediante indicadores adecuados
  • Acompañamiento a la empresa durante el tiempo acordado
  • Colaboración con la empresa en alinear el personal implicado con la nueva organización

Un rediseño de procesos en una empresa puede significar para los implicados un cambio radical de su entorno habitual. Por esta razón, siempre hay un peligro de que nuestro proyecto falle debido al rechazo de los implicados. Tenemos que:

  • entender los motivos de estos rechazos,
  • usar incentivos y
  • dar ejemplo (vivir la nueva organización).

Siempre hay motivos para un rechazo y sólo algunas veces estos motivos tienen una mala intención. Muchas dudas y rechazos se basan en el miedo. Miedo sobre todo a ser controlado (“¡seguro que van a detectar algo para darme la bronca!”) o perder el trabajo (“hoy quieren ahorrar dinero, mañana me echan!”).

Teniendo en cuenta estas preocupaciones y hablando con los implicados se puede mejorar la aceptación del proyecto y la motivación de las personas implicadas.

Acompañamos a nuestros clientes en todas las fases de la implantación de los objetivos. Hablamos con los empleados e intentamos transmitir las metas de una forma comprensible y motivadora para reducir o, si es posible, evitar posibles problemas con los empleados desde el inicio del proyecto.

Intentamos, junto con la dirección, explicar en detalle todos los pasos de la reestructuración de los procesos elegidos y los posibles impactos en los empleados. Suavizamos el proceso del cambio y así facilitamos la aceptación de los empleados implicados.

Trabajamos junto a la gerencia en nuevos objetivos cuando los primeros han finalizado y colaboramos en la introducción de indicadores adecuados para una alta transparencia en la forma de mejora del rendimiento de los procesos.

Si se desea, podemos ayudar en la toma de decisiones estratégicas de la compañía comparando la forma de trabajar de distintos países o de distintas formas organizativas con el fin de entender mejor a sus clientes o de preparar a los empleados para mercados internacionales.

Networking / Servicios Complementarios

Durante una implantación de organización de procesos pueden surgir otras necesidades en la empresa, relacionadas con sus procesos y la estructura de su organización. Para cubrir estas necesidades con la misma calidad que la organización de procesos en sí misma, hemos trabajado en crear un Networking con empresas que ofrecen servicios complementarios con la misma excelencia en calidad y orientación a nuestros clientes – las PYMES – que KMS.

Podemos ofrecer una amplia red de profesionales para apoyar la implantación de los objetivos o cubrir necesidades de nuestro cliente en relación con LOPD, Marketing y Comunicación, Selección y/o Outplacement de Personal, investigación del mercado e Internacionalización de la actividad de la empresa.

¿Necesita un especialista para el paso de la internacionalización?

¿Tiene que implantar la LOPD y busca una gestión adaptada a sus necesidades?

¿Necesita personal cualificado o busca un Outplacement?

¿Necesita especialistas en Marketing y Comunicación para un proyecto en particular o para cambiar la imagen de su empresa?

Disponemos de una amplia red de profesionales validados por nosotros que cuentan con nuestra total confianza. Todos ellos tienen experiencia en proyectos con PYMES y conocen sus preferencias, sabiendo adaptar sus amplios conocimientos al sector, tamaño y necesidades de nuestro cliente.

Internacionalización – Si desea expandir su empresa, vale la pena hacerlo bien desde el principio, introduciendo medidas que van desde la selección correcta del país en el que desea introducirla, mirando las posibles barreras que se pueda encontrar, hasta las técnicas de exportación – como licencias, declaraciones, necesidades de los bancos, etc. Ofrecemos profesionales que dominan la internacionalización y conocen al mismo tiempo las posibles limitaciones de una PYME.

LOPD – Dicha ley es de cumplimiento obligatorio. Le ayudamos a instaurarla en su empresa y a hacer el seguimiento y modificaciones pertinentes sin la necesidad de dedicarle muchos recursos.

Selección de personal. – Gracias a nuestro profundo conocimiento del mercado laboral, prestamos servicio en todos los sectores de actividad, proporcionando un óptimo nivel de asesoramiento y calidad. Dicho conocimiento nos permite diseñar una metodología exclusiva e individualizada, adaptada a las necesidades específicas de nuestros clientes y a la situación de mercado. Con una filosofía basada en la durabilidad de las relaciones comerciales, preferimos colaborar en muchos proyectos con cada uno de nuestros clientes estableciendo relaciones empresariales más cercanas, conociendo profundamente cada organización y aportando un alto grado de calidad y eficacia.

Outplacement. – Es un servicio que la empresa aporta a todos o a una parte de sus trabajadores despedidos, para lograr una transición en su carrera, ocasionando los menores perjuicios posibles. Aunque quizás la parte más conocida del Outplacement sea la entendida como solución para la reorientación de carreras o recolocación en puestos directivos, en realidad se define como el conjunto de técnicas y estrategias que permiten a personas que han sido separadas de la organización en la que estaban trabajando, encontrar un nuevo empleo compatibilizando sus objetivos personales y profesionales con la realidad del mercado laboral. Para ello es necesario enfrentarse a la pérdida del empleo con una autoconfianza renovada y conociendo las técnicas de búsqueda de empleo.

Marketing y Comunicación. – Con mucha frecuencia, las PYMES no cuentan con un departamento de Marketing en la misma empresa, pero, ¿por qué renunciar a las ventajas que tiene y a la probada mejora que supone para las ventas? Por un coste menor del que imagina puede tener a su disposición los mejores profesionales que le ayudarán tanto a diseñar tarjetas de visita como a crear el plan de Marketing más complicado. Diseño y mantenimiento de páginas web, folletos publicitarios, publicidad en medios, cambio de imagen o de mercados de actuación, etc., todo ello está al alcance de su mano y adaptado a sus necesidades y costes.

Investigación del Mercado. – Investigación de Mercados y Consultoría Estratégica para mejorar la competitividad de nuestros clientes, aportar valor en la toma de decisiones y reducir el riesgo en las empresas. Análisis de la Competencia, Evaluaciones de Precios, Comportamiento del Consumidor, Imagen y Posicionamiento de Marcas, Gestión de Distribución, Estudios de Satisfacción del Cliente, Diagnósticos del Punto de Venta, Estudios de Calidad de Servicio, etc.

reducciondecostes

Es indispensable una estructura eficaz para conseguir adaptar la empresa a entornos difíciles como la crisis actual. Una buena gestión de los recursos y una organización de los equipos humanos son condiciones obligadas.

El primer paso siempre ha de ser un análisis sin prejuicios de todos los procesos de la empresa. Los equipos humanos tienen que estar involucrados en el análisis y el desarrollo de soluciones como disminuír el uso de recursos de la empresa.

El segundo paso es la determinación en las 3 ó 4 funciones claves, en las que se gastan más recursos, los “driver”. Junto con los empleados hay que definir objetivos cualitativos. La gerencia, junto con los responsables de los procesos, define los objetivos cuantitativos.

El objetivo concreto de la optimización de procesos es la mejora continua de todos los procesos de la empresa. Esto significa que se pueden repetir todos los pasos hasta que del análisis de los procesos salgan potenciales significativos. Lo ideal sería, si la estructura de la empresa lo permitiera, crear un departamento dedicado en exclusiva a la mejora continua de procesos.

rediseñodeestrategias

Hoy en día, la optimización de procesos es un componente importante en una gestión moderna de empresa. La optimización puede ser crucial para que la empresa pueda sobrevivir en mercados nacionales e internacionales llenos de competidores mejor preparados para enfrentar situaciones cada vez más difíciles.

Hasta ahora, la optimización de procesos ha sido más utilizada en las áreas de producción y de logística. Raras han sido las veces en las que se han analizado áreas cuyos resultados son más difíciles de medir – como los departamentos de Administración de Ventas, Customer Service o Marketing – y, si se ha hecho, ha sido casi exclusivamente en multinacionales. Por ello, es precisamente en estas áreas, las grandes olvidadas, en las que actualmente hay un gran potencial de mejora del rendimiento y la productividad, así como en la reducción de recursos como dinero y tiempo.

socialmediaytic

Cada día el mercado y los clientes finales marcan mas nuestros productos y servicios. Si le sumamos esta tendencia de toma de decisión de los clientes a la gran cantidad de información y comparación de productos que ofrecen los nuecos soporte Online como Internet, convierten a este medio Online como uno de los pilares principales.

¿Qué es Social Media?

Es un nuevo canal soportado por Internet que conecta a millones de usuarios diariamente. Es una nueva forma de relacionarse entre empresas y clientes de forma directa y bidireccional.

Es la oportunidad de ofrecer tus productos y servicios A MAS DE 1.600 Millones de clientes en todo el mundo.

¿Y porqué Social Media?

Con Social Media podrás planificar tus campañas de publicidad con precisión, reducción de costes, medición de efectividad y un mejor ROI. Tus clientes ya están, o van a estar muy pronto, presentes en redes sociales y medios online. Tienes que estar preparado para atenderles y comunicarte eficazmente con ellos. El 54% de las empresas del FORTUNE 100 tienen una cuenta de Twitter.

¿Cómo te ayudamos en el cambio?

- Creamos y gestionamos tu presencia en todos los canales importantes (twitter, facebook, linkedin, xing, etc.)

- Publicamos y compartimos tus productos en YouTube, flickr, digg, etc.

- Integramos Social media en tu presencia en Internet (Blog Corporativo, Sindicación RSS, Google adwords, etc.)

¿Qué es GTD?

Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen. GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas vienen dados por una planificación insuficiente (p.e., para cualquier trabajo nosotros debemos aclarar lo que se debe conseguir y qué acciones se deben llevar a cabo para completarlo).

Incluye:

* Capturar cualquier cosa que tiene tu atención

* Definir cosas accionables por separado en resultados y próximas pasos concretos

* Organizar recordatorios e información en la manera más optimizada, en categorías apropiadas, basada en cómo y cuando quieres accederlas.

* Mantenerse actualizado con revisiones apropiadamente frecuentes de los seis horizontes de tus compromisos (propósito, visión, metas, áreas de enfoque, proyectos y acciones)

La aplicación de GTD alivia la sensación de desborde, infunde confianza, y libera una gran cantidad de energía creativa. El sistema atiene rigurosamente a los principios básicos de la productividad, mientras al mismo tiempo permite una libertad tremenda en “cómo” hacerlo. La única forma “correcta” para hacer GTD es consiguiendo que se hagan las cosas con sentido invirtiendo verdaderamente la menor cantidad de atención y energía. Coaching a miles de personas, en su sitio de trabajo, sobre su trabajo, ha informado al método GTD con las mejores prácticas de la manera de trabajar (y vivir) en la manera más eficiente y productiva.

Video de David Allen explicando GTD a empleados de Google

Servicios “digitales” de nuestros colaboradores

Obertic ofrece implantación de CRM, Gestión documental…

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