Los problemas de organización dentro de una empresa necesitan herramientas adecuadas, sobre todo en tiempos de crisis e incertidumbre.

El análisis de procesos que utiliza KMS se basa en un sistema usado y desarrollado en las empresas multinacionales alemanas, en que el promotor ha trabajado.

La adaptación del sistema a las necesidades de las PYMES ha sido realizada por el promotor durante los últimos años, aplicando este sistema en unidades más pequeñas, como filiales en distintos países y empresas PYME, como Imperator S.L., situado en Mercavalencia.

El sistema opera con un nivel de burocracia mínima, que diferencia el sistema de KMS a los sistemas alternativos como EFQM, Six Sigma e ISO. Estos sistemas pueden ser muy “pesados” para una PYME.

El sistema de KMS se acerca desde el punto de vista de la organización a los objetivos de

Reducción de costes y Mejora del rendimiento

Otros sistemas, sobre todo si se trata de reducción de costes, se acercan desde el exclusivo punto de vista financiero. El problema es, al partir de este punto de vista, que no se puede evaluar de forma tan detallada el rendimiento de una función o una persona y muchas veces se elimina o recorta una función importante de la empresa porque el ahorro a primera vista es evidente. Pero aunque efectivamente el coste baja, se reduce también el rendimiento en la empresa lo que no es deseable. Con el sistema de KMS se puede evitar este error.

Como resumen se puede concluir que el sistema de KMS

• trabaja con menos burocracia que los sistemas de la competencia,
• se acerca desde otro punto de vista al “problema” y por eso está mejor preparado para una adaptación en una PYME y
• sirve como base para una aplicación más adelante de otro sistema, como por ejemplo ISO 9001.

El servicio de acompañamiento funciona de la misma manera, dejando al cliente la elección de la intensidad de este servicio.

Otro punto fuerte del sistema de KMS es la integración de los equipos humanos desde el principio de la reestructuración de la empresa. Con este procedimiento se reducen posibles rechazos de los empleados de cara a un cambio en la organización de su empresa y su puesto de trabajo.

Procesos de realización

La implantación del servicio funciona mediante reuniones con

• La dirección para establecer los objetivos principales
• Los empleados para explicar el servicio y establecer objetivos en cada área de la empresa

Un análisis profundo de los recursos que se gastan en cada proceso / función es el segundo paso con que se investigan las funciones claves en las que se gastan la mayor parte de los recursos de la empresa. Con este conocimiento se repasan y ajustan todos los objetivos y se desarrolla la forma de la implantación. Durante la fase del acompañamiento se implantan los objetivos y un sistema de control de los mismos.

Una buena organización de procesos tiene impacto sobre las siguientes áreas de la empresa:

Evitar errores

Es fundamental conocer los procesos de la empresa. Dicho conocimiento ya es en sí una de estas herramientas, muy potente para evitar también en el futuro graves errores. Al mismo tiempo vamos a aprender cómo funcionan los procesos en nuestra empresa y qué proceso influye en otro proceso.

El análisis de procesos también nos facilita cifras que son imprescindibles para cualquier decisión que tengamos que tomar.

De esta manera tendremos una base bien preparada a la hora de tomar decisiones, como por ejemplo, si necesitamos más personal en un proceso o en una función del proceso, o si este o aquel trabajo son necesarios, como dicen unas u otras personas.

Transparencia en los procesos

Un análisis de procesos nos facilita una alta transparencia de los procesos en nuestra empresa y de los recursos que gastamos en ellos. Si hemos aplicado las medidas y vemos que no son tan eficaces como en un principio esperábamos, tenemos que analizar otra vez el problema y modificar las medidas para llegar a una solución. Si las medidas son exitosas, tendremos que asegurar los resultados actualizando la documentación de nuestros procesos y estableciendo la nueva forma de la organización como regla obligatoria.

Compartir experiencia

Es importante compartir con toda la organización la experiencia de los proyectos de mejora de procesos. Así todos los departamentos estarán informados y podrán evaluar si, también en su departamento,  sería necesaria una organización de procesos (casi siempre lo es).

Recursos limitados

Normalmente son varias las posibilidades abiertas para resolver un problema pero, como los recursos son limitados, tenemos que decidirnos por unas pocas.

Rentabilidad

Unos procesos bien diseñados y organizados son la base para la rentabilidad de una empresa. Los procesos bien organizados influyen directamente en los ingresos (ventas) de la empresa, de igual forma que los gastos. Si los procesos están bien diseñados y organizados, los clientes probablemente comprarán otra vez en esta empresa porque les satisface el servicio, la calidad y los precios de los productos que ofrecen.

Gastos

La influencia en los gastos es evidente. La empresa sólo tiene que gastar los recursos absolutamente necesarios para ofrecer el servicio deseado. Los costes adicionales, por ejemplo, causados por mal rendimiento en los procesos con la consecuencia de malgasto de materiales y tiempo de los empleados, desaparecen en la medida en que la empresa puede organizar y estabilizar sus procesos.

Clientes

Unos procesos bien organizados generan clientes satisfechos con la prestación de la empresa. Los clientes perciben y experimentan que la empresa siempre cumple con sus expectativas. De esta forma se alcanza una base importante para la sostenibilidad de la empresa. En caso contrario, los clientes siempre van a detectar problemas en las entregas de los productos y servicios de la empresa y con el tiempo la empresa  perderá clientes.

Proveedores

Pero también los proveedores tienen un interés en los procesos bien organizados de sus clientes. Si el proveedor puede fiarse de los datos que recibe del cliente, también él puede planificar mejor y así podrá la empresa reducir posibles errores debidos a sus proveedores.

Gerencia

Los procesos bien organizados son importantes porque sólo así la gerencia puede trabajar en sus metas en vez de resolver problemas. Los líderes tienen la “libertad” de trabajar en, por ejemplo, la futura estrategia de la empresa. En muchas empresas los líderes tienen tanto trabajo organizativo – que debería funcionar por sí solo – que no les queda tiempo para trabajar en los puntos básicos, como por ejemplo, la estrategia o la filosofía de su empresa.

Empleados

Finalmente, también los empleados tienen un interés en llegar a  procesos bien diseñados y organizados porque así mejora su forma de trabajar. Un buen ejemplo es que (curiosamente), en muchas empresas con los procesos mal organizados, los clientes no se enteran demasiado de esta circunstancia. La razón es que los empleados intentan con improvisación compensar el mal rendimiento y así pueden arreglar los fallos más importantes. Pero hay que tener en cuenta que eso a la larga puede salir caro. Los empleados se cansan y con el tiempo bajan su rendimiento. La empresa necesita más empleados porque, además de los realmente necesarios para el proceso, hace falta personal para eliminar los fallos. El trabajo diario contiene mucha presión y normalmente el ambiente no es bueno. Muchas veces hay discusiones sobre “quién es el culpable del último fallo detectado”.

Conclusiones

Por estos y otros argumentos el tema de organización de procesos en los últimos años ha ganado más y más importancia, sobre todo en las empresas grandes y multinacionales. Pero no siempre hace falta aplicar un sistema completo como ISO, EFQM o Six Sigma con toda su burocracia. El sistema que presento se puede aplicar en cualquier empresa, ajustando la intensidad y la forma de aplicación. Al mismo tiempo, respeta las reglas básicas de los demás sistemas y sirve como base para la aplicación de alguno de los otros sistemas, como por ejemplo ISO 9001, si un día un cliente con suficiente importancia nos lo solicitara.

Existen muy pocas empresas que hayan aplicado una organización de procesos en sus departamentos administrativos. Cuando una empresa trabaja en su  organización, normalmente se limita a temas  jerárquicos o disciplinarios (quién va ser jefe de quién) o quién es el responsable de esta u otra tarea. Muchas empresas no tienen claro qué es un proceso y de qué forma tiene que ser organizado. En realidad, los procesos en la mayoría de las empresas han crecido históricamente y su estructura es resultado de una mezcla de experiencia, casualidades y reacciones.  Ya en el siglo XXI, pocos gerentes ven el valor añadido que un “process – management” eficiente y bien diseñado puede ofrecer a su empresa.  La situación actual que vivimos, en plena crisis global, está haciendo abrir los ojos a muchos empresarios que, en tiempos de bonanza, no se preocuparon por mejorar la organización de procesos en sus compañías.

Sería un gran logro que todas las empresas se sintieran siempre en la necesidad de trabajar en un ambiente organizado, con empleados capacitados para los puestos de trabajo que realizan y con un grado de motivación alto. Todo esto, sin duda, sería un paso de gigante hacia la consecución  de los objetivos primordiales de la empresa.

Con la crisis también ha cambiado el entorno en la economía, a favor de servicios que conduzcan a la reducción de costes.

KMS Consultores está en pleno proceso de nacimiento, a pesar de los 18 años de experiencia que tiene nuestro equipo en implantación, análisis y solución de procesos hoy empezamos nuestra andadura en la página web de KMS Consultores http://www.kms-consultores.com.

Desde esta web vamos a ofrecer los servicios en consultoría y ayuda para empresas en crisis, además de ofrecer toda nuestra experiencia en procesos productivos, implantación de soluciones tecnológicas que ayudarán a nuestros clientes y visitas ha crecer, ser mas fuertes y productivos con menos costes.